Struktur och ordning på jobbet ökar effektiviteten

Vilket mail ska jag besvara? Vem ska jag ringa? Prioritering kan vara knepigt. Ofta gör vi det som är mest bråttom i stället för det som är viktigast. Det menar struktören David Stiernholm.

18 januari 2016 05:30

David Stiernholm, Sveriges ende struktör, har ett motto: Allting kan göras enklare. 

– Som struktör hjälper jag andra människor att få smidigare vardagar på jobbet genom att hjälpa dem att förbättra sin struktur. Struktur som handlar om att på ett enkelt sätt hålla ordning på allt de har att göra, säger han.

David Stiernholm är flitigt anlitad som konsult och föreläsare inom både näringsliv och offentlig sektor. Han har bland annat anlitats av Eskilstuna Energi och Miljö och landstinget Sörmland.

David Stiernholms första bok Klart! har sålt i fler än 10 000 exemplar. Nu är han åter aktuell med boken Målmedveten – prioritera rätt och säg nej med gott samvete.

David Stiernholm menar att vi alltför ofta väljer att utföra den uppgift som är mest bråttom, på bekostnad av de som kanske inte är lika akuta, men oerhört mycket viktigare.

– Vi kanske har en att göra-lista, men vi fastnar i mejlen för det är där det händer saker hela tiden. Det är inte säkert att det som kom in senast i mejlen är det som har högst prioritet.

– En vanlig situation är att man sitter och jobbar och så kommer någon och frågor om något. Då är frågan om man ska fortsätta med det man höll på med eller om man ska hjälpa kollegan.

I boken Målmedveten reder David Stiernholm ut skillnaden mellan bråttom och viktigt.

– Min tes är att för att kunna veta vad som är viktigt behöver vi ha mål. Verksamheten är på väg åt något håll. Jag brukar trycka på att målen ska vara specifika, mätbara och tidssatta.

När målen väl är satta är det sedan möjligt att prioritera på basis av annat än brådska. På så sätt slipper man jobba under ständig stress.

– Vi kan sätta en viktigt-etikett på de uppgifter som vi ser bidrar till något av de mål som vi har, säger David Stiernholm.

Om man till exempel har en digital att göra-lista kan man sätta en viktigt-etikett på de uppgifter som bidrar till att man når sina mål. När man sedan ska bestämma sig för vad man ska göra kan man låta programmet filtrera bort allt som inte har en viktigt-etikett. Då ser man bara de viktigaste uppgifterna och kan koncentrera sig på att utföra dem i första hand.

Målen bör även finnas lättillgängliga i vardagen. Man ska helst kunna se dem på sin arbetsplats.

– Vi kan göra en snygg skrivbordsbakgrund på datorn där vi lägger in målen. Då kan vi minimera fönstren på skärmen när vi vill se vilka mål vi egentligen har.

Det är också viktigt att kunna säga nej till att åta sig uppgifter, även om det kan vara svårt.

– En del av oss har lätt för att hjälpa andra mer än vad vi hjälper oss själva, vilket innebär att vi hjälper alla andra först och så tar vi våra grejer sist på kvällar och helger när vi helst vill göra annat.

David Stiernholm tipsar om att det finns olika sätt att säga nej på.

– Ett nej behöver inte vara ett klart nej. Man kan säga nej på ett sätt som tillgodoser bägges behov på något sätt.

Man kan till exempel säga 'ja, jag kan hjälpa dig, men inte förrän om några timmar då har jag hunnit göra detta som har högsta prioritet just nu'. Ett annat alternativ är att säga 'jag kan inte hjälpa dig just nu, men däremot hörde jag att min kollega fick ett möte inställt så han kanske kan hjälpa dig.’ Eller så kan man säga 'ja, jag kan hjälpa dig, och jag kan samtidigt visa dig hur man gör så att du kan hjälpa dig själv nästa gång.'

Företagare kan tjäna på att tacka nej till vissa uppdrag.

– Förutsatt att man kan klara det ekonomiskt så är det av värde på lång sikt att tacka nej till uppdrag som ligger bredvid den affärsidé man har så att man kan ägna tid åt att finslipa och bli bäst på den nisch eller den expertis som man har.

– Många företagare ägnar tid åt för mycket arbetsuppgifter som man egentligen inte själv skulle behöva göra. Man skulle kunna delegera eller outsourca eller anlita andra mycket mer än vad man gör.

Så jobbar vi med nyheter
 Läs mer här!