En del personer, särskilt inom offentlig sektor, tycks ägna nästan hela sin arbetstid åt möten. Mötestiden verkar bara avbrytas av lunchtimmen.
Ibland får man känslan av att mötesverksamheten ändå inte pågår hela tiden. Att vissa knappar in att de sitter i möte för att få några timmars arbetsro. Men vad vet jag. Kanske är det bara min förhoppning att mer tid ägnas åt annat arbete än just möten.
Mötessjukan, är inte bara ett svenskt fenomen. Den sprider sig över världen. Ovanligt många sitter timme efter timme i möte. Runt om i världen rapporteras det om problemen med alla onödiga möten som äter arbetstid. Eller som en tidigare redaktör på tidningen Bohusläningen ironiskt brukade uttrycka det: ”Vi får inte låta arbetet störa mötesverksamheten”.
På 1960-talet ägnade exempelvis amerikanska chefer i genomsnitt mindre än tio timmar i veckan åt möten. I dag sitter de nästan 23 timmar i veckan – och då räknas inte korta spontanmöten in. (Harvard Business Review 2017)
Men det borde vara annat arbete som står i centrum för det man gör på jobbet. Missförstå mig rätt. Möten kan vara bra, nödvändiga och konstruktiva. Om de har ett tydligt syfte, inte tar för lång tid och inte består av människor som mest sitter och ritar figurer i sitt anteckningsblock.
Men på många arbetsplatser verkar man tvärtom ha möten för att det ser handlingskraftigt ut eller för att de fyller kalendern.
Och på många arbetsplatser tackar man ja till alla möten man kallas till, trots att man själv inte ser nyttan av dem. Så man går på mötet. Smygjobbar lite med annat och längtar efter ostörd arbetstid. Onödiga möten leder därför både till sämre produktivitet och kreativitet.
Men hur får man då människor att bryta möteskulturen och testa något nytt? Det är oftare lättare sagt än gjort att ändra kulturer och rutiner. Att ta bort något som medarbetarna vant sig vid – som det där mötet varje tisdag klockan 10 – 12.
”Det finns studier som visar att det är svårt för oss att sluta göra saker som vi en gång har investerat i. Ibland är det svårare än att göra nya saker," säger innovationsdirektören i Helsingborg stad, Lisa Olsson, till Dagens Samhälle (29/2).
Som en del av sitt innovationsarbete testar nu Helsingborg att plocka bort arbetsuppgifter, som möten. De är inte ensamma. Tomelilla kommun var först ut och några andra kommuner i Skåne har följt efter. Tanken är att man ska rensa ut arbetsuppgifter som inte längre skapar något värde.
När en eller flera onödiga uppgifter har identifierats slutar organisationen helt enkelt att göra dem under en begränsad tid och ser vad som händer. Testet kallas för en "antipilot".
Slår antipiloten väl ut kan man med gott samvete plocka bort uppgifterna permanent. På så sätt frigörs tid och resurser åt helt nya arbetsuppgifter, som skapar värde åt organisationen.
Det låter klokt och bra i teorin. Logiken känns igen från den egna garderoben. Man måste rensa bort de kläder som man inte längre använder eller inte längre passar för att få plats för nya kläder.
På jobbet kan det vara så enkelt som att plocka bort ett möte. Men i praktiken är det oftast svårare. I synnerhet då en eller flera medarbetare förlorar alla sina arbetsuppgifter.
I det senare fallet kommer förändringen oftast innebära att den eller de som berörs stretar emot. Att kämpa för att behålla sin etablerade position på arbetsplatsen är naturligt. Man vet vilka arbetsuppgifter man har men inte vilka man får – eller ens om man får behålla jobbet.
Det är ett skäl till att få medarbetare självmant går till sin chef och konstaterar att merparten av det arbete den gör är helt meningslöst.
I stället jobbar man på och kallar till några extra möten för att fylla arbetsdagen med innehåll.
Man anställer fler personer för att utföra de nya arbetsuppgifterna som tillkommer.
Det är ett skäl till att administrationen i offentlig sektor sväller.
För att minska onödiga möten finns det två åtgärder som varje chef med personalansvar inom offentlig förvaltning borde göra. För det första borde de skapa en kultur där det är tillåtet att tacka nej till inbjudningar till möten som den anställde inte ser någon mening med. För det andra borde de ta fram en schablonberäkning för vad varje mötestimme kostar per anställd. För det är inte små summor det handlar om. En amerikansk undersökning kom exempelvis fram till att de onödiga mötena i genomsnitt kostar 25 000 dollar per anställd och år.
Genom att synliggöra vad de onödiga mötena faktiskt kostar kan de förhoppningsvis bli färre. För det är pengar som kan användas till betydligt bättre saker.