Alla personuppgiftsincidenter som sker i offentlig verksamhet och som riskerar personers fri- och rättigheter ska anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten, Imy.
Händelsen ägde rum i slutet av augusti på en av Eskilstunas kommunala grundskolor. Det privata brev som skickades ska ha berört ett barns hälsotillstånd och varit avsett för elevens vårdnadshavare. Men ett felklick senare hade det i stället delats med samtliga föräldrar i klassen.
En av dem informerade den drabbade vårdnadshavaren, som i sin tur kontaktade skolans rektor om missödet.
Händelsen har nu anmälts av kommunen till Integritetsskyddsmyndigheten, Imy.
Förvaltningschef Lina Axelsson Kihlblom på barn- och utbildningsförvaltningen vill inte gå in på det enskilda ärendet men pekar på riskerna med den mänskliga faktorn när viktig information ska delas inom skolans värld.
–Jag tror vi räknar med att vi har kontakt med 18 000 vårdnadshavare i den här förvaltningen och det skickas enormt mycket e-post, så ibland kommer det tyvärr hända att fel information går ut till fel vårdnadshavare. Då det händer ska vi rätta till felet så snart som möjligt, säger hon.
I det här fallet ska det ha rört en elevs mående, alltså uppgifter som kan anses extra känsliga. Hur enkelt är det att sådana uppgifter hamnar fel utifrån hur systemet i Vklass är uppbyggt?
– I Vklass klickar du i vem du skickar meddelandet till, så det är egentligen ingen skillnad mot hur du skickar annan e-post. Det är så klart alltid beklagligt när sådant här händer, det ska inte hända men de gånger det ändå gör det måste vi anmäla och se till att det inte händer igen.
Enligt Imy-anmälan väntar nu en arbetsrättslig hantering av händelsen.
– Är det så att uppgifter har lämnats ut som rör sekretess så kommer det leda till en arbetsrättslig åtgärd. Alla som jobbar i kommunen måste tänka på det här när man skickar uppgifter. Har det skett avsiktligt är det jätteallvarligt, men också om det skett av misstag. Det kommer i så fall få konsekvenser, men vilka kan jag inte svara på, säger Lina Axelsson Kihlblom.
Lina Axelsson Kihlblom, förvaltningschef på barn- och utbildningsförvaltningen.
Vidare skriver kommunen i sin anmälan att de nu ser över "systemtekniska åtgärder för att hindra framtida oavsiktliga massutskick".
– Om du skriver ut ett personnummer eller ett namn så kanske det ska komma upp en ruta som varnar för om det är nödvändigt att använda namn och personnummer. Målet är att tekniken ska hjälpa personalen att göra rätt så mycket som möjligt, säger Axelsson Kihlblom.