En personlig assistent med tio års erfarenhet av jobbet fick nog. Personen – som vill vara anonym med hänvisning till brukares personliga integritet – författade i oktober en Lex Sarahanmälan om att det inte går att nå det elektroniska dokumentationssystemet Procapita trots att flera uppgraderingar har gjorts.
– Det är ett klart exempel på när man ska skriva en Lex Sarah och jag tog upp det för att mina chefer inte gjorde det trots att de haft tre år på sig. Systemet infördes för fyra år sedan och har aldrig fungerat smärtfritt, periodvis har vi varit utan datorer i flera månader, säger Lex Sarahanmälaren.
Konsekvensen blir att assistenterna tvingas skriva anteckningar för hand och förutom den extra tidsåtgången leder det till fler problem.
– Det är vårdosäkert och det blir att vissa inte för ner saker. Assistenterna kommer inte åt sjuksköterskornas ordinationer och de ser inte heller assistenternas anteckningar. Man är inte synkade med varandra och jätteviktig information kan komma bort, säger Lex Sarahanmälaren som inte har fått gehör för sitt uppmärksammande av problematiken.
– I början kunde vi ringa till IT om vi hade problem men för två år sedan fick vi veta att det var för dyrt och att vi ska kontakta en ansvarig på kontoret i stället. Men var man tvungen att logga in på helgen eller kvällstid blev det problematiskt. Den information vi fått är att det inte bara är Flens kommun som har problemet men i mina öron är inte det relevant.
Problemlösningen har inneburit datorbyte och en övergång till att använda mobiltelefonsuppkoppling till datornätverket. Men inga åtgärder har fungerat för att lösa de utbredda problemen som kan spåras långt tillbaka i tiden.
I en mejlkonversation mellan en annan personlig assistent och dennes närmsta chef den 10 december 2014 påpekas flera år av samma problem. Assistenten anger datakrångel samt att information faller bort då flera brukare inte kan kommunicera verbalt och personalen inte har någon rapporteringstid när de möts för att byta av varandra.
Vid en förfrågan om det fanns någon undersökning om problemet och dess påverkan fick assistenten svaret att det inte fanns någon förståelse för syftet till att assistenten skulle ta del av sådan information.
Två månader senare svarade chefen att mejlet skickats vidare till minst fyra personer i kommunen. I mejlet till dessa fyra skriver chefen att medarbetarens klagomål inte är något nytt och att kommunen har haft krångel med datorerna.
Efter detta har assistenten inte hört mer från vare sig sin närmsta chef eller något annan ur ledningen.
– Jag vill att systemet ska fungera och att vi kan tillhandahålla en säker vård. Folk slutar engagera sig när det tar en timme att logga in. Det känns som att cheferna lutar sig på att de har en reservrutin men i namnet reserv ingår att det inte övergår till att bli ordinarie, säger Lex Sarahanmälaren.
Enligt kommunen jobbar man på att lösa problemen med nätverksuppkopplingen men utesluter inte att reservrutinen hos vissa brukare kvarstår över lång tid.
Ulrika Lifvakt är chef över kommunens avdelning för äldre och personer med funktionsnedsättning där de personliga assistenterna ingår.
Hon understryker att det inte är Procapita i sig som är problemet utan snarare uppkopplingen till nätverket.
– Lex Sarahanmälan handlar om uppkopplingen och den har inget med journalsystemet att göra. Vi har olika täckningsgrader i Flen och uppkopplingen ser olika ut beroende på vart brukaren bor, säger hon.
För att lösa problemen uppdaterar kommunen alla telefoners simkort till det snabbare 4G-systemet.
– Enligt vår IT-avdelning ska de nya korten orka med att komma åt internet och det arbetet är klart och fungerar. Vi tittar också över om man till exempel bor nära en hemtjänstlokal, då kan de personliga assistenterna gå in och använda datorn i den lokalen, säger Ulrika Lifvakt.
Hon har förståelse för att personalen tycker det är omständligt att jobba med reservrutinen men säger samtidigt att den kan behöva fortsätta användas hos en del brukare även när nätverksproblemen i de mer tätbebyggda områdena är lösta.
– Det är klart det blir frustrerande, det blir det för alla men vi kan inte gå in och styra i någon annan människas hem. Om man bor tillräckligt långt bort där det inte finns fiberuppkoppling eller ingen täckning lär vi få fortsätta med papper och penna. Vad vi kan hoppas på är en snabbare utbyggnad av mobilmaster och där försöker vi vara med och påverka och vi följer den tekniska utvecklingen, säger hon och intygar att i dagsläget (27 november) fungerar uppkopplingarna hos alla som har kommunen som utförare.
Lex Sarahanmälaren ifrågasatte varför inte arbetsgivaren själv skrev en anmälan då problemet var känt och pågått en längre tid.
– Man anmäler om man inte gör något för att åtgärda problemet och den rutinen har vi både när det gäller social dokumentation och hälso- och sjukvårdsdokumentation. Men eftersom vi vetat om problematiken och har alla backupplaner är det här inget som ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg, säger Ulrika Lifvakt som anser att reservrutinen fungerar bra.
– Alla vill använda datorn men ansvarig sjuksköterska tycker det funkar bra med att personalen hör av sig. De har bra upparbetade telefonkanaler och det är ofta det mötet där man får fram den viktigaste informationen, säger hon.
Ulrika Lifvakt vill också göra en rättelse i Lex Sarahanmälan.
– I den står att personalen inte har tillgång till läkarens journaler och det är felaktigt. Det har vi aldrig, det styrs av olika system och datajournallagen och kommunens medarbetare kan inte läsa landstingsläkarnas anteckningar, säger hon.