"...det är angeläget att siffrorna inte hamnar i pressen" stod det i en minnesanteckning om smittspridningen på länets äldreboenden. När tidningen begärde ut handlingen hade meningen tagits bort.
Det var under ett möte med styrgruppen för närvård som representanter för Region Sörmland och länets socialchefer diskuterade förekomsten av covid-19 på äldreboendena.
Folkhälsomyndigheten hade bett kommunerna att besvara en enkät för att ta reda på hur omfattande smittspridningen egentligen var. Nu vädrade flera deltagare oro över att uppgifterna skulle kunna nå medierna, något man till varje pris ville förhindra.
En handläggare vid regionen förde anteckningar under mötet, som sedan skickades ut till deltagarna över e-post. En särskild mening löd:
...det är angeläget att siffrorna inte hamnar i pressen.
Tidningen hade redan tillgång till anteckningen där formuleringen framgick. Men vi begärde ändå ut handlingen från regionen – och då hade meningen redigerats bort.
När tidningen ringer upp handläggaren säger hon att det är hon som tagit bort meningen.
– Ja, det är jag som har tagit bort den. Det kom in en synpunkt från en jurist, så då gjorde jag en justering i den minnesanteckningen. Det skulle jag ha skrivit förstås, om jag visste att du redan hade den.
Ser du några problem med att du har ändrat i en allmän handling?
– Jag skulle ha skrivit att jag gjorde ändringen, men i det här snabba flödet kan det tänkas att jag har missat det.
Gör ni ofta så här?
– Nej, inte i vanliga fall. Men nu har det varit ett jättesnabbt flöde på möten. Så jag har missat den här saken. Det får jag ta på mig personligen.
Är du medveten vad det kan betyda för dig?
– Nej, det är jag inte, men det är väl att jag har gjort ett tjänstefel. Och det är klart att det är allvarligt om jag har gjort fel.
Per Hagström, jurist och expert på offentlighetsprincipen, säger att man normalt sett inte får ändra i allmänna handlingar.
– Utgångspunkten är att de ska bevaras. Man får bara ta bort uppgifter i allmänna handlingar om man har stöd för det i en gallringsföreskrift, men jag har svårt att tänka mig att de har utfärdat en föreskrift som ger stöd för att gallra den här typen av uppgifter.
Per Hagström, jurist och expert på offentlighetsprincipen.
Gäller någonting särskilt för minnesanteckningar från möten?
– Det finns en specialreglering i Tryckfrihetsförordningen som säger att protokoll och andra jämförliga anteckningar anses ha upprättats och blivit allmänna handlingar när de har justerats. Ibland kan man ju ha en rutin där föregående mötes protokoll justeras vid nästföljande möte. Finns det ingen sådan rutin tycker jag att man får anse att de har färdigställts genom att de har skickats ut till socialcheferna.
Förra året dömdes ett kommunalråd i Västervik till sammanlagt 42.000 kronor i dagsböter för tjänstefel efter att ha strukit två meningar i en handling innan den lämnades ut till en reporter.
Kan det gälla i det här fallet? Handläggaren säger att hon ändrade i handlingen innan vi begärde ut den?
– Då klarar hon sig nog från det om det inte kan motbevisas. Tjänstefel kan bara begås i samband med myndighetsutövning och i det begreppet ingår att någon typ av beslut fattas mot en enskild, säger Per Hagström.
Maria Karlsson är kommunikationsdirektör för Region Sörmland.
Hur ser du på att era medarbetare raderar i handlingar innan de når journalister?
– Jag har inte haft tillgång till den här informationen förrän nu när du berättar det för mig. Men jag måste backa tillbaka och ta en dialog med XX (handläggaren) om varför hon har agerat så.