För att dessa hybridmöten ska fungera optimalt behöver man tänka till. Det menar Anna Uhlin som forskar inom virtuella möten och virtuella team vid Mälardalens högskola.
– De som är med på distans upplever att de får kämpa för att bli en del av det som pågår i mötet och för att skapa engagemang hos de andra, säger hon.
– Det finns en fara med att bara acceptera hybridmötena utan att först ha diskuterat riskerna med dem.
Anna Uhlin menar att några av de fallgropar som blivit synliga genom pandemin och de digitala mötena är att de informella samtalen blir färre, att vi inte kan läsa av kroppsspråket hos de andra som deltar i mötet, att spontanitet och kreativitet minskar och att det är svårare att behålla fokus på mötet. Hon anser att dessa fallgropar är minst lika viktiga att undgå, om inte än viktigare, när det kommer till hybridmöten.
Anna är doktorand inom området industriell ekonomi och organisation. Hennes pågående forskning visar att det kan vara problematiskt när några mötesdeltagare är på plats i ett rum och andra finns med på distans. Detta eftersom både hybridmöten och digitala möten kan upplevas som exkluderande och tekniken kan bli en faktor som påverkar maktbalansen.
Anna Uhlin lyfter två saker som är specifika för de hybrida och digitala mötena och som kan ge konsekvenser för vad vi kan åstadkomma i dem: Dels att det inte finns någon dörr att stänga in till mötesrummet. Du vet alltså inte vilka som faktiskt deltar eller lyssnar i bakgrunden på andra sidan skärmen. Dels att webbkamera, mikrofon och skärm kräver ett annat förhållningssätt och ett annat slags fokus, till exempel för att identifiera vem det är som talar.
I spåren av coronapandemin har vi blivit mer vana att jobba digitalt och vi har även tvingats till att på riktigt engagera oss även under digitala möten. Det går inte längre att vänta tills vi ”ses på riktigt” eftersom vi inte vet när det blir.
– Man pratar ofta om att det inte finns utrymme för kreativitet och spontanitet i hybrida och digitala möten, men en sak vi ser är att det kan vara en mer aktiv handling att säga något under ett digitalt möte eftersom du måste aktivera din mikrofon när du ska tala, säger Anna.
– Det här kan göra att vi mer än tidigare accepterar tystnad och tid för eftertanke och att vi därmed ges utrymme för såväl reflektion som kreativitet.