På väggen hänger ritningar över arbetsprocessen med kommunstyrelsens arbetsutskott. En är från starten av arbetet med Lean, eller Ständiga förbättringar som det kallas i Strängnäs kommun. Den är detaljrik och har många streck mellan de olika funktionerna. Den sista kartan är enkel och renodlad.
Snabba resultat
– Arbetet gav jättesnabbt resultat, säger Kristina Welin.
Med Ständiga förbättringar sätter sig de som arbetar med en del av kommunens verksamhet ner och beskriver arbetet genom en sådan karta. Sedan tittar man på vad som kan göras smartare.
– Att vi valde att börja med kommunstyrelsens arbetsutskott beror på att det är där mycket av arbetet inom den politiska processen görs, det är en central funktion, säger kommunalråd Jens Persson (C) och ordförande för arbetsutskottet.
Nu är arbetsprocessen standardiserad och fungerar mer eller mindre automatiskt genom tydliga rutiner, system och ansvarfördelning. Det har gjort att tjänstemännen får tid över till att öka kvalitén på arbetet.
– Förut hade vi hela tiden saker vi inte hann med, säger Karolina Zander och berättar att man under tiden med Ständiga förbättringar arbetat bort allt det.
Ses över
Men arbetet är inte över. Med jämna mellanrum ska Kristina Welin och Karolina Zander sätta sig ner och titta över arbetsprocessen.
Lean är en metod som kommer från industrin och som är ett sätt att arbeta med att effektivisera arbetet inom en organisation eller företag. Tanken är att kommunens alla olika verksamheter ska gås igenom med Ständiga förbättringar.