All offentlig upphandling som görs av myndigheter, som exempelvis kommuner, ska annonseras ut.
Om ett värde av en vara eller tjänst understiger 505 800 kronor kan en myndighet göra en så kallad direktupphandling, något som inte kräver annonsering.
Men enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, ska samma kategori av tjänster eller varor räknas samman under ett och samma kalenderår.
– I bland tror folk att om varje inköp ligger under 505 800 så är det okej med direktupphandlingar, men det är myndighetens samlade inköp av samma vara eller tjänst som måste ligga under 505 800 kronor, förtydligar Elin Rosén, jurist på Konkurrensverket, som uttalar sig generellt om vad som gäller.
I somras gjorde Strängnäs kommun tre direktupphandlingar vid samma tillfälle. Strengnäs Tidning har tittat närmare på två av dem. De gällde båda konsultuppdrag, i ena fallet för att få socialnämndens ekonomi på fötter, i andra fallet att utreda kommunens koncernstruktur och ägarstyrning.
I de båda fallen gick offertförfrågningar delvis ut till samma konsultbolag utan annonsering. Anbud kom in från de större konsultbolagen men också från ett mindre konsultfirma. Det sistnämnda fick båda uppdragen trots ett avsevärt mycket högre bud.
Är det inte liknande typer av tjänster?
– Det där diskuterar vi väldigt ofta. Vi gjorde bedömningen att det inte var liknande tjänster, det finns ju inga tydliga sanningar, säger upphandlingschef Anna Kahlbom vid Strängnäs kommun.
Varför blev det direktupphandlingar i dessa fall?
– Det var engångsköp, projekt för mindre belopp, säger Anna Kahlbom.
De kontrakten som slutligen skrevs med den vinnande konsultfirman är värda 458 000 respektive 456 000 kronor.
Men de två offertförfrågningarna från Strängnäs kommun innehöll också en så kallad option, ett andra uppdrag kallat etapp två. I klartext handlade det om att kommunen i första hand ville köpa en utredningstjänst, i etapp ett, men flaggade för att man kanske ville köpa ytterligare en tjänst.
Tilläggstjänsterna handlade i båda fallen om att genomföra åtgärder, som i sin tur hängde ihop med det första uppdraget. Företagen som lämnade in anbud bjöd alla på båda tjänsterna.
– Vi beslutade oss för att det där blev inte så himla lyckat så det tog vi bort i bedömningen helt och hållet. När vi tecknade avtalet så hade vi inte med optioner, säger Anna Kahlbom.
Var förfrågningarna felaktiga, menar du?
– De är inte felaktiga, men vi tog inte med allt som vi refererade till. Direktupphandlingar är mer fria, säger Anna Kahlbom.
Enligt Konkurrensverket ska värdet av samtliga tjänster, även optioner räknas samman i kontrakt även vid direktupphandlingar.
Elin Rosén på Konkurrensverket förtydligar:
– När man räknar värdet av en upphandling då måste man också räkna värdet av A och B oavsett om man i verkligheten sedan faktiskt använder B eller inte, säger Elin Rosén.
Detta gjorde man alltså inte i Strängnäs kommun. Men den firma som vann båda anbuden har också fått ytterligare ett kontrakt. Efter att ha analyserat socialnämndens verksamheter, samt föreslagit åtgärder, har konsultfirman fått ett uppdrag värt 500 000 kronor. För det ska man "leda omställnings- och anpassningsarbete för socialkontorets verksamheter".
Uppdraget låter som etapp två?
– Det är inte så man har sett på det. Det var det man såg efter att man hade gjort den första utredningen att det behövdes en projektledare, säger Anna Kahlbom.
I offertförfrågan avseende socialnämnden står under etapp två att "efter beslut om genomförande av åtgärder kan Strängnäs kommun vilja anlita konsultstöd i genomförandet". Den anlitade konsulten skulle projektleda omställningsarbetet.
Återigen, det låter som etapp två?
– Det gjordes en bedömning att projektledarrollen hade kunnat bli vem som helst, och det hade inte med utredningsuppdraget att göra, säger Anna Kahlbom.
Konsultfirmans utredningskontrakt för socialnämnden har samtidigt uppgraderats till 504 000 kronor. Det sammanlagda värdet av konsultarbetet gällande socialnämnden är alltså 1 004 000 kronor. Kontraktet för kommunkoncernen är 458 000 kronor.
– När det gäller konsulttjänster så kan det ibland vara svårt att veta vad som är samma typ av vara eller tjänst. Det kom ett rättsfall från kammarrätten för några år sedan där man gjorde bedömningen att olika typer av juristtjänster var av samma typ, trots att det gällde olika juristområden, säger Elin Rosén och fortsätter:
– Sedan har man resonerat i litteratur och så och kommit fram till att tjänster och varor som normalt tillhandahålls av samma leverantör förmodligen är samma typ av tjänst.
Klicka på de bifogade filerna för att läsa offertförfrågningarna och domen från kammarrätten om juristtjänsterna.